Panduan Lengkap

Cara Menggunakan SewaBlaz Broadcast

Panduan dari membuat workspace hingga mengirim tagihan, menerima konfirmasi pembayaran, dan membaca laporan. Setiap workspace tenant memiliki data yang berdiri sendiri.

Buat Workspace Lihat Semua Fitur

1. Pendaftaran & Workspace Tenant

  1. Buka halaman Daftar, isi nama bisnis, pemilik, WhatsApp, email, password, dan paket.
  2. Baca lalu setujui Syarat & Ketentuan serta Kebijakan Privasi. Persetujuan wajib sebelum akun dibuat.
  3. Sistem membuat satu workspace tenant dan database bisnis khusus untuk akun tersebut.
  4. Akun baru memperoleh trial 14 hari sesuai paket yang dipilih.
Penting: data pelanggan, invoice, template, broadcast, dan log tenant disimpan pada database tenant sendiri. Anggota tenant lain tidak dapat membuka data tersebut.

Dashboard menampilkan ringkasan pelanggan, tagihan, status pembayaran, dan aktivitas WhatsApp. Gunakan sidebar pada desktop atau navigasi bawah pada ponsel untuk membuka Pelanggan, Tagihan, Keuangan, Laporan, Template, Broadcast, Log, Device, QRIS, Tim, dan Langganan.

  • Badge device menunjukkan WhatsApp terhubung atau terputus.
  • Mode terang/gelap dapat diganti dari bagian kanan atas.
  • Install App tersedia jika browser mendukung PWA.

3. Menghubungkan Device WhatsApp

  1. Buka Device WhatsApp.
  2. Masukkan token Fonnte milik tenant, lalu simpan.
  3. Tampilkan QR dan scan dari perangkat WhatsApp pengirim jika diperlukan.
  4. Tekan sinkronisasi sampai status menjadi connected.

Satu tenant menggunakan satu device pengirim milik data owner. Token disimpan terenkripsi. Jangan membagikan token atau webhook secret kepada pihak yang tidak berwenang.

4. Mengelola Pelanggan

Menu Pelanggan mendukung tambah, edit, detail, hapus, dan import spreadsheet. Data yang dapat disimpan meliputi kode, nama, WhatsApp, email, alamat, paket, harga, tanggal mulai layanan, tanggal penagihan, status, dan catatan.

  1. Unduh template import dari halaman Import Pelanggan.
  2. Isi nomor WhatsApp dengan format Indonesia; sistem akan menormalisasinya.
  3. Pastikan paket dan harga terisi agar generate invoice bulanan lebih cepat.
  4. Gunakan status aktif, nonaktif, atau suspend sesuai kondisi layanan.

5. Membuat dan Mengirim Tagihan

Invoice dapat dibuat satu per satu, di-import, atau dihasilkan melalui Generate Bulanan. Setiap invoice memiliki nomor, nominal, periode, jatuh tempo, status, dan link publik bertoken.

  • Kirim Tagihan: mengirim detail invoice dan link pembayaran.
  • Pengingat: menggunakan template reminder atau overdue.
  • Lunas + WA: menandai pembayaran dan mengirim konfirmasi lunas.
  • Batalkan: membatalkan invoice dan mengirim pemberitahuan.
  • Aksi massal: pilih beberapa invoice untuk kirim, ingatkan, lunaskan, atau hapus.
  • Cetak/PDF: buka tampilan cetak dari detail invoice.

6. Halaman Pembayaran, QRIS & Konfirmasi

Link pembayaran menampilkan branding tenant, data invoice, nominal, dan metode pembayaran aktif.

QRIS Statis

Owner/admin mengunggah gambar QRIS melalui QRIS Pembayaran. Pelanggan scan QR dan memasukkan nominal invoice secara manual.

Tutorial Pihak Ketiga

Tenant dapat memilih tutorial layanan pihak ketiga, misalnya QRIS by RST. Sistem hanya menampilkan nama layanan dan langkah pembayaran—tidak terhubung ke API atau settlement provider.

Konfirmasi Pelanggan

Setelah membayar, pelanggan menekan Saya Sudah Bayar. Status menjadi menunggu verifikasi; invoice belum dianggap lunas sampai admin memeriksa transaksi dan memilih Konfirmasi Lunas + WA.

7. Template Pesan & Broadcast

Buat template untuk tagihan, reminder, overdue, lunas, pembatalan, pengumuman, gangguan, atau pesan umum. Variabel yang tersedia antara lain {customer_name}, {customer_code}, {invoice_number}, {amount}, {due_date}, {period}, dan {payment_link}.

Broadcast dapat ditujukan ke invoice terpilih atau segmen pelanggan: semua, aktif, nonaktif, suspend, belum bayar, terlambat, dan pilihan manual. Pesan masuk queue latar belakang dengan jeda dan batas harian sesuai paket.

8. Otomasi & Log Pengiriman

  • Invoice lewat jatuh tempo ditandai overdue oleh scheduler.
  • Reminder otomatis mengikuti jumlah hari sebelum jatuh tempo yang diatur tenant.
  • Notifikasi lunas dan pembatalan dapat diaktifkan dari Pengaturan.
  • Log mencatat status queued, processing, sent, atau failed.
  • Pesan gagal dapat dikirim ulang melalui Log Pengiriman.

9. Keuangan & Laporan

Menu Keuangan menampilkan piutang, tunggakan, pembayaran, aging, dan daftar pelanggan menunggak. Menu Rekap & Laporan menyediakan ringkasan periodik, grafik berdasarkan data saat halaman dimuat, filter, cetak, dan ekspor CSV.

10. Anggota Tim, Peran & Langganan

  • Owner: pemilik workspace dan data owner.
  • Admin: membantu mengelola pengaturan dan anggota sesuai izin.
  • Member: menjalankan operasional pada tenant tempat akun dibuat.

Akun anggota dibuat khusus pada satu tenant. Menu Langganan menampilkan status paket, batas pengguna, pelanggan, pesan harian, masa aktif, dan penggunaan voucher.

11. Keamanan & Kerahasiaan Data

  • Setiap request bisnis harus memiliki konteks tenant aktif sebelum model tenant dapat diakses.
  • Database tenant dibersihkan dari koneksi setelah request dan job selesai.
  • Job queue membawa tenant ID dan owner ID serta memeriksa status tenant/langganan.
  • Link invoice adalah tautan rahasia; jangan meneruskannya kepada orang yang tidak berkepentingan.
  • Tenant bertanggung jawab memperoleh dasar yang sah untuk menyimpan dan menghubungi pelanggan.

12. Penyelesaian Masalah Umum

  • WA tidak terkirim: cek token, status connected, nomor pelanggan, kuota, dan Log Pengiriman.
  • Job tetap queued: hubungi admin server untuk memastikan queue worker berjalan.
  • Reminder otomatis tidak jalan: cek toggle reminder, hari pengingat, scheduler, dan status langganan.
  • QRIS tidak muncul: pastikan QRIS statis sudah diunggah dan metode aktif sudah dipilih.
  • Data tidak terlihat: pastikan akun masih aktif pada tenant dan langganan dapat digunakan.
Butuh bantuan? Hubungi administrator platform Anda.